ü Le Tour de la Mayenne VTT

Le Tour de la Mayenne VTT est une création du Club CA Evron VTT.

o Le CA Evron VTT affilié à la FFC a décidé de créer en 1995 le Tour de la Mayenne VTT (à l’époque, une organisation mono fédération FFC).

o Le Club VTT SI Villaines a tout de suite adhéré à cette initiative pour favoriser la promotion du VTT en Mayenne.

o Depuis, d’autres clubs issus de toutes les fédérations, ont rejoint le TM VTT dans le but d’offrir un ensemble cohérent de randonnées VTT de qualité sur l’ensemble du département et tout au long de l’année.

ü Objectifs du Tour de la Mayenne VTT

o Promouvoir l’accès de tous les Mayennais à une activité physique de pleine nature, de proximité et respectueuse de l’environnement.

o Promouvoir, dans et en dehors du département, le patrimoine naturel et touristique de la Mayenne ainsi que les infrastructures de restauration et d’hébergement qui s’y rattachent.

ü Règlement interne du Tour de la Mayenne VTT

o Chaque club qui intègre le TM VTT s’engage à respecter la charte de qualité du TM VTT et signe le document.

o Les modifications de la charte de qualité sont validées et votées lors de la réunion annuelle du TM VTT.

o Le non-respect de la charte de qualité peut entraîner l’exclusion du TM VTT.

o Un exemplaire de cette présente Charte de qualité sera remis signé au président du CA Evron VTT, l’autre exemplaire restera en possession du club signataire.

o Seuls les Clubs VTT ou sections VTT de clubs cyclo ou sportifs sont autorisés à postuler au TM VTT.

o Tout club postulant au TM VTT doit organiser depuis au moins deux années consécutives une rando de qualité reconnue dans la région.

o Tout club désirant quitter le TM VTT doit informer le club CA Evron VTT dans l’année précédent le départ et avant ou pendant la réunion de novembre.

ü Adhérer à la charte de qualité pour l’organisation de randos implique :

o De tracer des parcours touristiques sans trop de route, bien balisés et bien sécurisés.

o D’offrir un éventail de parcours pour tous les niveaux.

o De prévoir plusieurs ravitaillements copieux.

o D’assurer un accueil de qualité et de mettre à disposition une aire de lavage des vélos.

o De fournir une plaque de cadre avec les numéros de téléphone des responsables.

o D’assurer une permanence joignable a tout moment pour la sécurité.

o D’obtenir toutes les autorisations et assurances pour la rando.

o Chaque club est seul responsable de sa rando mais à travers elle il est solidairement responsable de l’image du TM VTT. A ce titre, il est invité à partager les tâches liées à l’organisation générale du TM VTT.

ü Organisation des Randos

o Parcours

· Parcours touristiques sans trop de route.

· Offrir un éventail de parcours pour tous les niveaux.

· Ne pas reprendre le parcours d’un autre club du TM VTT.

· Ne pas proposer de boucles à faire plusieurs fois. Ce n’est pas une course.

· Dans la mesure du possible, il est nécessaire de varier les parcours d’une année sur l’autre.

· Le parcours doit être prévu pour supporter le flot de participants. Eviter les rétrécissements au départ et les passages trop dangereux.

o Balisage

· Balisage de qualité avec des flèches plastiques et/ou marquage au sol.

· Les flèches seront fixées à l’aide de moyens et en des lieux qui ne portent pas atteinte à la propriété privée et/ou publique ni ne causent de dommages à l’environnement. (Ficelle, plâtre, à la rigueur bombe fluo biodégradable)

· Le fléchage sur les panneaux de signalisation est interdit.

· Le balisage des bifurcations entre les différents circuits doit être sans ambiguïté.

o Sécurité

· Les passages dangereux comme les traversées de route importantes seront sécurisés.

· Sur le parcours VTT, un panneau ATTENTION ROUTE doit être présent.

· Sur la route, de chaque coté du croisement, il est indispensable de placer des panneaux ATTENTION VTT. (L’accord du gestionnaire de la voie est en principe nécessaire)

· Les intersections particulièrement dangereuses seront sécurisées par des bénévoles avec brassard réfléchissant. (Pour information, il est interdit d’arrêter les voitures, il faut réguler les randonneurs)

· Les autres passages particulièrement dangereux comme des fortes descentes ou piège naturel (dévers important, passage rondins…) seront sécurisés par un panneau DANGER.

o Contrôle du circuit

· Pour chaque entrée de propriété privée, Il est bon de mentionner avec un panneau du type PASSAGE SUR PROPRIETE PRIVEE

RESPECTEZ LES LIEUX

· Choisir ce type de passage pour contrôler que les participants ont une plaque de cadre.

o Accueil

· Accueil de qualité.

· Le Café Brioche au départ est un plus.

· Prévoir des tables ou des panneaux pour la publicité des randos alentours.

· Affichage des différents parcours avec le dénivelé.

· Affichage du règlement.

· Il est bon de laisser des membres du club pour l’accueil et l’orientation des vététistes.

· Prévoir une signalisation routière pour indiquer l’emplacement de la rando.

· Prévoir des parkings en nombre suffisant. Un bon fléchage et des bénévoles avec brassard réfléchissant peut grandement faciliter le stationnement des voitures.

o Engagements

· Les fiches d’engagement « sur place » doivent être au format  TM VTT .

· Prévoir un nombre suffisant de feuilles d’engagement.

· Prévoir un nombre suffisant de bénévoles et un local adapté pour l’afflux lors des inscriptions.

· Prévoir des tables Pré-inscrit et Non-Inscrit avec une signalisation visible. (panneaux placés en hauteur indispensable)

· Prévoir des tables pour le remplissage des fiches d’engagement avec un nombre suffisant de crayons.

· Prévoir des listings de pré-inscrits.

· Prévoir des caisses pour la monnaie.

· Si possible, refuser les fiches incorrectement remplies.

· Il serait bon de mentionner les points suivant sur une affiche visible depuis les tables d’inscription.

§ Pour recevoir gratuitement le livret Tour de la Mayenne VTT « année n+1 » merci de remplir lisiblement la fiche d’inscription.

§ Les renseignements fournis, propriété du Tour de la Mayenne VTT, ne seront en aucun cas communiqués gratuitement ou vendus à des spécialistes.

§ Vous disposez d’un droit d’accès, de modification, de rectification et de suppression des données vous concernant (loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978). Pour toute demande, adressez-vous par courrier électronique à l’adresse tmvtt@mailfence.com

· Il peut aussi être utile de rappeler les informations sur le droit à l’image.

§ Les clubs du Tour de la Mayenne VTT sont susceptibles de diffuser votre photo sur leur site Internet.

§ Conformément à la loi « Informatique et Libertés » du 6 janvier 1978, vous pouvez vous opposer à une telle diffusion. Pour que nous puissions prendre en comptes votre refus, contactez-nous par courrier électronique à l’adresse tmvtt@mailfence.com en indiquant la page web à modifier.

o Organisation de la permanence

· Pour une raison de sécurité, il est impératif que plusieurs responsables du club restent en permanence sur le lieu de Départ/Arrivée.

· Prévoir une liste avec les numéros de portable des organisateurs et les numéros sécurité comme les Pompiers, Gendarmerie, Médecin de Garde, Maison médicale, Pharmacie.

· Prévoir une trousse de premiers soins dans les voitures de l’organisation avec notamment des Aspis venin. Ex : un nid de frelons a piqué une dizaine de concurrents en 2003 sur le roc Suzannais. L’organisation a rapatrié les participants piqués chez le médecin à Evron.

· Prévoir un plan d’urgence en cas de coup dur.

o Plaque de cadre

· Les plaques de cadre sont indispensables et doivent comporter le numéro de téléphone de la permanence pour la sécurité (en plastique ou en carton résistant).

· Elles doivent être fournies avec au minimum 3 liens de longueur suffisante.

· La Mention Tour de la Mayenne VTT doit être en évidence.

o Ravitaillements

· Plusieurs ravitaillements copieux bien répartis sur les circuits sont indispensables.

· Les ravitaillements doivent pouvoir joindre la permanence par portable.

· Prévoir une trousse de premiers soins à chaque ravitaillement et dans les voitures de l’organisation avec notamment des Aspis venin.

o Autorisations

· La déclaration des parcours en préfecture et dans les communes traversées est obligatoire.

· Les autorisations signées des préfectures et des mairies sont indispensables.

· Les autorisations pour les passages privés sont indispensables.

· Toutes ces autorisations doivent êtres disponibles à la permanence. Il est bon d’informer les gendarmeries locales.

o Assurances

· Il est indispensable de prendre une assurance pour l’organisation de la rando qui doit couvrir les randonneurs mais aussi l’organisation.

· Chaque club est responsable de sa randonnée, le TM VTT ne peut être tenu comme responsable en cas d’accident.

ü Prix des randos

o Les prix unifiés pour chacune des randos sont fixés lors de la réunion de préparation et ne peuvent en aucun cas être modifiés.

o L’engagement sur place coûte plus cher (+1,5€).

o Réduction pour les moins de 14 ans.

o Le prix du parcours familial, pédestre ou parcours « Raid » (supérieur à 75 kilomètres) peut être spécifique si nécessaire.

o Les prestations payantes supplémentaires sont autorisées (Plateaux repas)

ü Réunions du Tour de la Mayenne VTT

La présence d’au moins un(e) représentant(e) de chaque club est obligatoire.

o Réunion de préparation

· La réunion de préparation du TM VTT a lieu début novembre.

· L’ordre du jour et le compte rendu des réunions ne sont envoyés que par courrier électronique.

· Les décisions importantes ne sont prises que lors d’une réunion du TM VTT.

· Le prototype de la plaquette de chaque rando, respectant la « Charte Graphique du Tour de la Mayenne VTT », doit être présenté lors de la réunion.

· Une modification de la Charte Graphique n’est applicable que l’année suivante.

· Chaque club prépare la réunion :

§ Bilan de l’année précédente.

§ Remarque ou proposition pour améliorer le TM VTT.

· Avant la fin du mois de novembre, chaque club s’engage à fournir au club responsable de l’impression sa plaquette définitive respectant la charte graphique.

· Les dates des randos sont décidées au plus tard lors de la réunion.

· Les partenariats sont décidés lors de la réunion.

o Réunion de mis sous plis.

· La réunion de travail pour la mise sous-plis à lieu début janvier.

· La présence de plusieurs membres de chaque club est souhaitable

· Les plaquettes, étiquettes et enveloppes doivent être disponibles le jour J.

ü Gestion des adresses des participants

o Les fiches d’inscription doivent respecter la charte graphique.

o Chaque club est responsable de la saisie des adresses des participants de sa rando sous forme de fichier Excel  Format TM VTT.

o Le fichier Excel devra être envoyé sous quinzaine par courrier électronique au responsable de la gestion de la basse de données TM VTT.

· Clubs FFC : CA Evron VTT (Laurent Brault/Jean-Michel Chardron)

· Clubs FFCT : VTT SI Villaines (Denis Transon)

o La base de données du TM VTT propriété du club CA Evron VTT ne peut être gérée que par les clubs du CA Evron VTT et VTT SI Villaines. La licence d’utilisation du logiciel est seulement accordée à ces deux clubs par Ludovic Charlot de Tourisme & Aventures.

o Il est formellement interdit de donner ou de vendre les adresses contenues dans la base de données du TM VTT.

ü Charte graphique du Tour de la Mayenne VTT

o Plaquette de la rando

· Même apparence que pour 2004

· Livret TM VTT multi-pages relié au format 10.5 x 21

· N x 2 pages randos + 1 page de garde + 1 page « le mot des Organisateurs » + 1 page avec règlement.

· Choix de la couleur et du nombre de tirages lors de la réunion de préparation.

· La présentation doit être homogène entre toutes les randos : « Tour de la Mayenne VTT » doit apparaître en 1ere ligne.

· Les indications de date, lieu, kilométrage, heure de départ, numéro de téléphone ainsi que les logos des sponsors TM VTT doivent figurer sur la 1e page de chaque plaquette rando.

· Les pages communes ne peuvent contenir que des logos de sponsors TM VTT

· Pour homogénéiser la présentation, les logos ou noms de fédération sont interdits.

· Les logos de sponsors perso sont autorisés sur la plaquette rando

· Le bulletin d’engagement sera en bas du verso et comportera aussi les informations

Ø Année de naissance (et pas âge !)

Ø Fédérations FFC /FFCT/ UFOLEP/FSGT et NL (ordre des fédérations par % décroissant de participations au TM VTT)

Ø Club

· Le règlement unique au TM VTT ne doit pas figurer sur le feuillet de la rando car il est déjà présent sur une page commune.

· La plaquette au format PDF (ou éventuellement au format Word, Corel Draw, Illustrator) sera délivrée fin novembre au club responsable de l’impression.

· Les plaquettes seront relues et validées par chaque club avant impression. (format PDF lisible sur AcrobatReader)

o Fiche d’engagement sur place

· Disponible sur demande au format PDF ou CorelDraw

o Questionnaire

· Disponible sur demande au format PDF ou CorelDraw

ü Site Internet du Tour de la Mayenne VTT (déclaré à la CNIL)

o Le site Internet TM VTT est géré par le CA Evron VTT et le VTT SI Villaines.

o Il est mis à jour après la réunion de préparation du TM VTT.

o Le site du TM VTT ne peut héberger qu’une seule page par rando. Cette page ne doit pas comporter de photos, mais peut proposer un lien vers des pages html du site web du club.

o Chaque club est libre de créer son propre site internet.

· Il serait bien de déclarer le site à la CNIL surtout s’il contient des photos de participants.

· Le site Internet TM VTT doit être accessible par un lien direct depuis le menu principal.

· Les Logos de Fédération et publicité propres au club sont bien sûr autorisés.

· Règlement du TM VTT

o Il est éventuellement modifié lors de la réunion de préparation.

o Il est disponible sur le site Internet du TM VTT ou sur demande au format PDF.

ü Publicité du TM VTT.

o Envois postaux

· Les plaquettes sont envoyées aux participants des deux années précédentes et aux vélocistes éloignés.

o Distributions

· En début d ‘année, chaque club est responsable, dans son secteur, de la distribution des plaquettes du TM VTT.

Ø Secteurs Laval / Mayenne / Evron / Château-Gontier / Ernée / Le Mans Nord-Sud / Alençon / Fougères / Vitré / Rennes / Angers / Rouen / Caen /….

· Chaque club doit aussi distribuer des plaquettes TM VTT sur les randos qu’il effectue et poser les affiches TM VTT.

o Affiche Tour de la Mayenne VTT

· Une affiche commune peut être distribuée et/ou affichée en même temps que les plaquettes.

· Les clubs sont autorisés à faire une affiche spécifique pour leur rando, mais elle devra mettre en évidence le titre « Tour de la Mayenne VTT »

· Les affiches photocopiées sur papier couleur devront comporter la mention « Imprimé par nos soins » ou  « IPNS » (Pour information, les affiches sur papier blanc sont réservées pour les annonces officielles. La mention IPNS permet d’éviter tout problème avec les imprimeurs)

· L’affichage sur la voie publique est toléré sur la voie publique si elle ne perturbe pas l’attention des conducteurs. Interdiction de poser des affiches sur des panneaux de signalisation routière : feux, panneaux de direction…

o Photocopie de plaquettes

· Chaque club est autorisé à faire des photocopies sur papier couleur de sa plaquette et d’effectuer la distribution si rupture de stock sur la plaquette TM VTT.

· Les photocopies devront comporter la mention « Imprimé par nos soins » ou « IPNS »

ü Engagement des Clubs pour le Tour de la Mayenne VTT.

o Les Clubs CA Evron VTT et VTT SI Villaines s’engagent à gérer la base d’adresses du TM VTT

o Le club VTT SI Villaines se charge d’acheter et d’imprimer les étiquettes aux normes PTT à partir de la base d’adresse triée (participants des deux dernières années)

o Le Club CA Evron VTTse charge de l’achat des enveloppes.

o Le club de Mayenne se charge de vérifier les plaquettes et de faire le tirage

o Le club CA Evron VTT se charge des envois postaux.

o Le club CA Evron VTT est responsable des comptes du TM VTT.

· Partages des dotations et subventions obtenues dans le cadre du TM VTT.

· Centralisation des différents frais et rédaction d’un bilan :

Ø Paiement des tirages des plaquettes suivant devis club Mayenne.

Ø Remboursement étiquettes + frais annexe d’impression au club VTT SI Villaines suivant factures.

Ø Envois postaux.

Ø Frais courriers annexes…

Ø Frais divers…